Hvor lang tid tar det å lage en fast arbeidsflyt for opptak?

På kursene våre kommer ett spørsmål igjen og igjen, ofte allerede i pausen etter første økt: hvor lang tid tar det egentlig å få en arbeidsflyt som fungerer? Folk tenker gjerne på selve opptaket, men det som tar tid, er alt rundt det. Hvem skriver manus, hvem tester lyden, hvor havner filene, og hvem gir dem navn?

Svaret mitt er alltid det samme: det er ikke mange timer, men det må gjøres i riktig rekkefølge. En bedrift som tar seg en halv dag til å sette opp rutinen, sparer den tiden tilbake allerede etter de første episodene. Uten rutine går tiden til å lete etter filer og gjøre om opptak.

Jeg underviser først og fremst i lyd, men jeg har sett nok opptak gå galt til å vite at lydproblemene ofte skyldes dårlig planlegging og ikke dårlig utstyr. Derfor tar vi produksjonsplanen på alvor i pensum, og Lars Eide viser hvordan den bygges opp trinn for trinn.

Arbeidsflyten starter på papiret. Et manus trenger ikke være ordrett, men det bør si hva episoden handler om, hvem som deltar, omtrent hvor lang den skal bli, og hvilke spørsmål som skal innom. Med det på plass vet alle hva de går til, og operatøren vet hva som skal følges med på.

Testopptaket er det mange hopper over. Det tar ti til femten minutter og avslører nesten alt: en mikrofon som står for langt unna, summing fra en ventilator, en deltaker som snakker for svakt. Vi anbefaler å ta testen i samme rom og med samme oppsett som det ekte opptaket, helst dagen før.

Lytt til testen med hodetelefoner, ikke bare på høyttalere. Hodetelefoner viser støy og gjenlyd som ellers forsvinner. Skriv ned det du hører, rett opp én ting om gangen og ta en kort ny test. Slik lærer du rommet å kjenne, og det er nettopp den erfaringen kurset bygger på.

• Skriv ned tema, deltakere og ønsket lengde før du setter opp noe
• Ta testopptak i samme rom og med samme plassering som senere
• Lytt med hodetelefoner og noter alt som skurrer

Lagring og filnavn høres lite spennende ut, men her går det oftest galt i bedrifter som lager podkast ved siden av andre oppgaver. Tre uker etter opptaket finner ingen filen som het «ny_opptak_final2». Bestem derfor navnemønsteret før første opptak, og skriv det ned der alle kan se det.

Et enkelt mønster er dato, episodenummer og kort tittel, for eksempel i den rekkefølgen. Samme mønster brukes på lyd, video og manus, slik at alt som hører sammen, sorterer sammen. Lag en egen mappe per episode, og la rå filer ligge urørt i en undermappe.

Sikkerhetskopi er det andre punktet. Kopier opptaket til en annen disk eller lagringsplass samme dag, før noen begynner å klippe. Det tar få minutter, og det er den eneste rutinen som redder deg den dagen en disk svikter midt i arbeidet.

• Bruk samme navnemønster på lyd, video og manus
• Én mappe per episode, rå filer i egen undermappe
• Kopier opptaket til et ekstra sted samme dag

Sjekklisten vi lager på kurset, er kort med vilje. Den skal brukes mens folk venter i studioet og kameraene snart skal på, ikke leses som en håndbok. Hvert punkt er noe som kan bekreftes med et blikk eller et enkelt grep.

Listen går fra rom til avslutning: er døren lukket og telefonene satt på lydløs, står mikrofonene riktig, er lyset likt på alle deltakere, går opptaket på alle kameraer og på lydmikseren. Til slutt kommer spørsmålet som mange glemmer, nemlig om filene er lagret og navngitt før alle går hjem.

Du skriver listen selv på kurset, tilpasset ditt eget rom og ditt eget utstyr. Det er viktig, for en liste du har laget selv, blir brukt. En ferdig liste fra andre ligger gjerne i en skuff etter andre episode.

• Dør lukket, telefoner på lydløs, ventilasjon vurdert
• Mikrofon, kamera og lys kontrollert for hver deltaker
• Opptak bekreftet på alle enheter før samtalen starter
• Filer lagret, navngitt og kopiert før alle går

Tilbake til spørsmålet. For en bedrift som starter fra null, regner vi med en halv til en hel dag til å bygge selve arbeidsflyten: manusmal, testrutine, navnemønster, mappestruktur og sjekkliste. Det er ikke tid foran skjermen alene, men møtetid der de som skal bruke rutinen, er med.

Etter det går hver episode raskere. Forberedelse til en enkel samtale tar gjerne en time eller to, selve opptaket varer så lenge samtalen gjør, og ryddingen etterpå er kort når rutinen sitter. De første episodene tar alltid lengre tid enn de neste, og det er helt normalt.

Vi lover ingen bestemte tall, for rom, utstyr og erfaring varierer. Men erfaringen vår er at arbeidsflyten holder seg best når den er skrevet ned og delt mellom to eller tre personer, slik at ingen enkeltperson blir en flaskehals.

Høsten er en god tid å begynne på. Mange bedrifter planlegger innhold for vinteren nå, og et studio som er klart før jul, rekker flere episoder før nyttår. Start med å ta en ærlig titt på hvordan opptak foregår hos dere i dag, selv om det bare har vært ett eller to.

Skriv ned hvert ledd fra idé til ferdig fil, og strek under det som er avhengig av én person. Der trenger dere en rutine. Det er nøyaktig det du jobber med i modulen om produksjonsplan, og du kan bruke eget materiale som utgangspunkt.

Har du spørsmål om hvordan dette passer for din bedrift, er du velkommen til å ta kontakt. Vi svarer gjerne konkret ut fra rommet og utstyret dere har.