Hva koster en produksjonsplan, og hva avgjør prisen på opptaksrutiner?

Når bedrifter spør meg hva en produksjonsplan koster, tenker de ofte på programvare eller dyre abonnement. I praksis er det sjelden der pengene går. Det som koster, er timene folk bruker på å bli enige om hvordan et opptak skal gå fra manus til ferdig fil.

En arbeidsflyt for videopodkast består av noen få ledd: manus, testopptak, selve opptaket, lagring og navngiving. Hvert ledd krever at noen tar en beslutning og skriver den ned. Hvis dere gjør det i fellesskap, bruker dere noen timer nå og sparer mange senere.

I kurset lager du denne planen selv, med veiledning. Kostnaden for dere blir dermed først og fremst de timene du og kollegene avsetter, pluss hva det koster å leie eller sette av et rom mens dere øver. Resten er ofte ting dere allerede har.

En samtale mellom to personer krever en enklere plan enn et talkshow med fire gjester. Flere deltakere betyr flere mikrofoner å sjekke, flere kameravalg å bestemme på forhånd og flere som må vite når de skal snakke og når de skal vente.

Det samme gjelder hvor ofte dere skal spille inn. Én episode i måneden kan løses med en kort sjekkliste. Skal dere ta opp flere episoder i uka, lønner det seg å bruke tid på faste rutiner, mal for filnavn og en tydelig fordeling av hvem som gjør hva.

Jo mer dere planlegger å produsere over tid, desto mer verdi får dere av å bruke tid på planen først. Det er ikke dyrere per episode å ha gode rutiner. Det er dyrere å mangle dem, fordi feil som oppdages etter opptak ofte betyr at hele samtalen må tas på nytt.

• Antall deltakere i hver episode
• Hvor ofte dere skal ta opp
• Om samme person skal betjene opptaket hver gang

Et testopptak på ti minutter avslører det meste: en brummende lyd fra ventilasjonen, en mikrofon som står for langt unna, et bilde der noen sitter halvt utenfor rammen. Å rette dette før det egentlige opptaket koster nesten ingenting.

Mange hopper over testen fordi alle er travle og gjestene allerede har kommet. Da tar du i stedet kostnaden i etterkant, enten som lang redigering eller som nytt opptak med gjester som må avtales på nytt. Jeg har sett begge deler, og det andre er alltid dyrest.

I planen du lager på kurset, er testopptaket et fast punkt med en liten sjekkliste. Du lærer å høre på det du har tatt opp, ikke bare se på bildet, og å notere hva som ble justert slik at neste opptak starter der dette sluttet.

Det høres kjedelig ut, men uten avtalt system for lagring og filnavn mister folk filer. En kommunikasjonsansvarlig som leter etter riktig versjon av en episode i en uke, har brukt mer tid enn det en tydelig mappestruktur ville krevd i en kveld.

Vi anbefaler at du bestemmer navnemønster, mappe og ansvarlig person før det første opptaket. Det bør stå i planen hvem som kopierer filene etter opptak, hvor sikkerhetskopien ligger og når råmaterialet kan slettes.

Dette er ikke noe du trenger å kjøpe. Det er et spørsmål om å bli enige og skrive det ned på én side. Likevel er det ofte her bedrifter taper mest over tid, fordi uklarhet vokser med hver ny episode.

• Fast navnemønster med dato og episodenummer
• Én mappe for råopptak og én for ferdige filer
• Navngitt ansvarlig for sikkerhetskopi

I kurset bruker du modulen om produksjonsplan og opptaksrutiner til å lage din egen arbeidsflyt, ikke en generell mal. Du øver i et ekte rom, og du går hjem med en sjekkliste for første opptak som passer deres situasjon.

Det du slipper, er å prøve og feile i stort. Mange bedrifter lager et dårlig første opptak, mister motet og legger prosjektet bort. En ferdig rutine gjør at første episode blir en jevn øvelse, ikke et eksperiment dere ikke tør gjenta.

Eksakte priser for kurset finner du ved å ta kontakt, siden omfanget avhenger av hvor mange som deltar og hvilke moduler dere trenger. Poenget er at rutinene dere bygger, brukes igjen og igjen uten ny kostnad.

Start med tre spørsmål. Hvor mange deltakere er det vanligvis i en episode? Hvor ofte skal dere ta opp? Og hvem skal ta over når den som har lært seg oppsettet, er på ferie? Svarene gir et ganske godt bilde av hvor mye planlegging som lønner seg.

Er svaret to deltakere, én episode i måneden og samme operatør hver gang, holder en enkel plan med sjekkliste. Er det fire deltakere, jevnlige opptak og flere som skal kunne betjene utstyret, bør dere sette av mer tid til å skrive rutinene ordentlig.

Uansett størrelse er rekkefølgen den samme: manus, testopptak, opptak, lagring. Prisen følger hvor grundig dere vil gjøre hvert ledd, ikke hvor avansert utstyr dere eier.

• Tell deltakere og opptak per måned
• Avklar hvem som kan ta over
• Sett av tid til testopptak hver gang